[The Development of MS Office Word’s Default Global Template and its Use in the Teaching and Research of Language and Translation. 国际翻译家联合会 (FIT) 第18届世界翻译大会 (2008年8月，中国上海) 论坛宣讲论文；中文版载《外语电化教学》(上海外国语大学) 2008年第5期，第63-70页，此处略有修改。]

 

微软Office Word默认全局模板的开发及其在语言和翻译专业教学与科研中的使用

南京大学  柯平

        摘要：本文作者在多年使用MS Office Word从事本专业教学与科研工作的经验基础上，研制了适合语言和翻译专业工作者使用的MS Office Word默认全局模板。文中结合此模板里的样式单、宏命令和自动图文集功能，对语言和翻译专业如何开发与利用Word默认全局模板合理高效地完成科研与教学工作中的常规性任务进行了探讨。此模板的下载地址为http://dhost.info/pingke/TOC/RMRS.html#Normal.dot 或 http://www.eccentrix.com/members/keping/TOC/RMRS.html#Normal.dot.

        关键词：Word 默认全局模板；Normal.dot；样式单；宏命令；自动图文集；语言；翻译；教学；科研

        Abstract: With special reference to the MS Office Word’s default global template (Normal.dot) developed by the author, this paper reports an empirical study of the development of Word’s default global template and the use of the style sheets, macros, and Autotexts in this template to complete some conventional tasks in teaching and researching languages and translation. The template may be downloaded from the following webpages: http://dhost.info/pingke/TOC/RMRS.html#Normal.dot or http://www.eccentrix.com/members/keping/TOC/RMRS.html#Normal.dot.

        Keywords: MS Office Word’s default global template;  Normal.dot;  style sheet;  macros;  AutoText;  language;  translation;  teaching;  research

 

研究背景与目的... 2

什么是模板 (template)？... 2

为何要开发和使用默认全局模板？... 2

默认全局模板在教学与科研中的使用... 3

1  用样式单预设和统一论文与书稿中的各种格式... 3

2  用宏命令高效完成科研和教学工作中的常规性任务... 3

3  用自动图文集快速准确地输入术语... 6

如何开发与维护默认全局模板？... 6

1  默认全局模板在计算机上什么地方？... 6

2  如何开发默认全局模板？... 6

3  开发示例... 6

4  如何维护默认全局模板？... 12

结语... 13

参考文献... 13

 

 

研究背景与目的

        Microsoft Office Word可能是我们日常教学和科研工作中最常使用的一种计算机工具，而Word里的默认全局模板则是Word的精华。用好Word的关键之一，就在于使用者确立默认全局模板的概念并熟练掌握其使用方法。但从我们日常接触的许多Word文件来看，国内绝大部分的Word用户并没有使用、维护与开发默认全局模板的概念，致使文件处理中不合理的重复劳动屡见不鲜、因不使用模板造成文本格式前后不一致、因使用错误模板导致文件格式错乱、甚至Word文件损坏的情况比比皆是。为了提高工作效率，改进写作与翻译的质量，我们有必要在专业教学与科研中强调Word默认全局模板的作用，促使Word用户尽早创建、获取与正确使用默认全局模板。

        本文作者在多年使用MS Office Word从事本专业教学与科研工作的经验基础上，研制了自己的MS Office Word默认全局模板，本文拟结合此模板的功能对语言和翻译专业如何开发与利用Word默认全局模板高效完成科研与教学工作中的常规性任务进行初步探讨。

 

什么是模板 (template)？

        《美国传统英语词典》对“模板 (template)”一词的解释是：

 

        Computer Science. A document or file having a preset format, used as a starting point for a particular application so that the format does not have to be recreated each time it is used. (Template. The American Heritage Dictionary of the English Language)

 

        《计算机案头词典》给出的“模板 (template)”定义为：

 

        A pre-designed document or data file formatted for common purposes such as a fax, invoice or business letter. If the document contains an automated process, such as a word processing macro or spreadsheet formula, then the programming is already written and embedded in the appropriate places. It becomes a custom document after filling in the blanks with your data. See style sheet and document. (Template. Computer Desktop Encyclopedia)

 

        笔者认为：根据模板的总体功能，可以将其理解为一个指令（instructions）集合文件，其中包含了指示计算机应用程序自动完成某些操作的命令。这些操作的自动执行可以让计算机使用者从繁琐和重复性的劳动中解脱出来，减少错误发生的机会，从而提高工作的质量和效率。

        MS Office Word中有两种模板：

 

        ■  文档模板（document template）：所含设置仅适用于以该模板为基础的文档，如：“模板”对话框中的备忘录和传真模板

 

        ■  全局模板（global template）：所含设置适用于所有文档，如：默认全局模板（default global template，即通用模板，或称“常规模板 [Normal.dot]”）

 

为何要开发和使用默认全局模板？

        任何 Microsoft Office Word 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，自动图文集条目、字体、快捷键指定方案、宏、选项单（Menu）、页面设置、特殊格式和样式（模板. MS Office Word 2003中文版 随机帮助文档）。Word中最主要的全局模板是默认全局模板（Normal.dot）。但是未经开发的默认全局模板几乎是一个空白文件。拿样式（style）来说，此模板仅简单地定义了正文和1至3级标题的段落格式，且定义得很任意，所以无法依靠它来有效地完成常规性写作任务。

        微软免费送给我们的这个默认全局模板不能真正帮助我们设置和控制文档的结构与格式；而错误的默认全局模板又会严重妨碍文档处理工作的进行，给我们带来无穷的烦恼，例如，以下链接所指向的文件中最后一段文字始终在闪烁，难以令其停止；而且原先并不闪烁、看似“正常”的几个段落在错按了什么键（Ctrl+Shift+N；Word中“正文”样式的默认快捷键）之后也会开始闪烁起来。

 

        http://www.eccentrix.com/members/keping/Normal-WronglyDefinedNormalPara.doc 或

        http://dhost.info/pingke/Normal-WronglyDefinedNormalPara.doc

 

造成此怪现象的原因是该文件所附模板中“正文”段落样式的字体被错定义成了“闪烁背景”形式，或是创建此文件的计算机上的默认全局模板中的“正文”段落样式在计算机使用者未察觉的情况下被某个新打开或正编辑的文件自动改成了“闪烁背景”形式，并因创建此文件的计算机上Word的默认设置错误（后文细述）而被自动保存进该计算机的默认全局模板，使得其后在此计算机上创建的所有新文档（包括此处例举的文档）都被自动附加上这个定义错误的“正文”段落样式所致。

        因此，要想有效而又轻松地控制文档的页面布局、层次结构、段落与字体样式，实现一系列自动化的文字处理，就必须建立默认全局模板的概念，下功夫开发、寻找和维护自己的Word默认全局模板。

 

默认全局模板在教学与科研中的使用

        默认全局模板中对文档自动处理最为有用的三个精华部分是：

 

        ■  样式单（Style sheet [a set of instructions that states what the typeface and colours of an electronic document should be (LDoCE)]）

        ■  宏命令（Macros）

        ■  自动图文集（AutoText）

 

1  用样式单预设和统一论文与书稿中的各种格式

        样式单是默认全局模板中告诉Word所编辑的文档整体与局部文本应使用何种段落和字体格式的指令集。正确使用样式单可以有效地保证文稿体例格式的前后一致。

        以下链接所指向的是南京大学外国语学院一名毕业研究生完成的的硕士论文。论文作者按照外国语学院英语系《硕士与博士学位论文撰写规定》（Instructions for the Preparation of MA Theses & PhD Dissertations）中对体例格式的要求，在导师的指导下，用统一的样式单控制体例格式，轻松无误地完成了整篇论文的排版工作：

 

        Yan Weiwei. (2004). An Evaluation of the Output Quality of Some Prevalent EC MT Programs (http://dhost.info/pingke/P_MA-2004-YWW-EvOfTheOutputQualityOfSomePrevalentECMTProgs.htm)

 

        Word允许用户指定各个样式的快捷键（例如，我们可以把“中文”段落样式的快捷键设为“Ctrl+Shift+C”，把“论文/信函”段落样式的快捷键设为“Ctrl+Shift+L”）。为了提高工作效率，用户应改变用鼠标下拉选项单选取样式（以及其他命令）的习惯，学会用按快捷键的方式设置段落与文字的样式。

 

2  用宏命令高效完成科研和教学工作中的常规性任务

        宏命令是Word用Visual Basic语言记录使用者所进行的一组连续操作时写下的子程序，它可以让Word使用者在无需写程序的情况下，创建让Word自动执行一组操作的指令。

        默认全局模板上保存有Word自带的以及用户自己开发的宏命令汇集。宏命令集是控制Word工作方式和视图效果的资源宝库，我们工作中需要Word做的许多事情和需要达到的许多效果都无法通过在下拉选项单（menu）中寻找可执行的命令来完成，而必须求助于宏命令。比如点击Word文档中的链接，在Word中打开此链接指向的文档时，新打开的文档顶部工具栏上会出现“Web工具箱”的工具条，此工具条不仅没有什么真正的用处，反而会在你点击“回退”箭头时弄乱原来文档窗口的位置和大小。可以说这个工具条是白白浪费了我们一块宝贵的工作空间（work space），但你却没法在任何一组选项单里找到取消它的命令。解决这个问题的方法是有的，那就是自己写一个或者寻找别的用户写的一个自动执行宏命令（AutoExec），让Word每次启动时自动取消“Web工具箱”的工具条。以下便是美国威斯康辛州麦迪逊市律师Charles Kenyon自己写的一个取消“Web工具箱”工具条的宏命令 (Kenyon, 2006)：

 

Sub AutoExec()

    

     Application.CommandBars("Web").Enabled = False

End Sub

 

打开Word的“工具”选项单，点击“宏”，再点击“编辑”，便可调用 Microsoft Visual Basic 编辑器（安装MS Office时一定要用“定制安装”方式，将此功能安装上）打开默认全局模板中的宏命令集。将上述宏命令拷入宏命令集中，退出Microsoft Visual Basic 编辑器和Word，再重新启动Word，“Web工具箱”的工具条便再也不会出现了。

        同样式指令一样，用户可以为每个宏命令指定快捷键。

        本文作者为教师和审稿人创建了一组宏命令，其中最常用的两个宏命令是：

 

        ■  F10TurnCrimsonAndStrikeOut（快捷键为F10）：把选定的文字标记为“红色，加删除线”，用以删除学生作业或被审书稿中的文字。

        ■  F11TurnFontToBlue（快捷键为F11）：把光标所在处的文字或选定的文字标记为“浅蓝色，加下划线”，用以插入修订人写入的内容。

 

        这组宏命令既可让原稿内容和修改内容稿同时显示，又能将其明显区分开来。这样同学和原稿作者就能一目了然地看清教师和审稿人对自己原稿所做的修改（如下例所示）。

 

    7  Producing the national standards has been a long process. The first version of the law was released in 1997 and generated a USDA record number of over 275,000 comments. Final standards for the production, handling, and processing of organically grown agricultural products were officially announced by the USDA in December, 2000. The standards include requirements for every aspect of agricultural production, including crop rotations, composting animal welfare, and record-keeping. They prohibit the use of genetic engineering, sewage sludge [sludge produced at a Publicly Owned Treatment Works, the disposal of which is regulated under the Clean Water Act (Terms of Environment. In Babylon Pro)], irradiation, and most synthetic chemicals in organic production, including hormones or growth-promoting antibiotics in livestock production. Organically-produced seeds and transplants are required for crops, and organically-produced feed for livestock.

 

(The US Department of Agriculture. [2003]. Organic Agriculture [TV script])

    制定这些国家标准的制定经历了是一个长期的过程。该这个法规令的第一个版本于在1997年发布行，并创造了在USD美国农业部中创下了征得评语数超过275,，000多条意见的纪录。2000年12月，农业部正式颁布公布了有机农产品生产、处理和加工的最终标准。这些标准包括对农业生产过程中每一各方面提出的要求，涉及像轮作庄稼循环种植、动物堆肥动物的福利以及安全和过程纪录。标准他们禁止在有机农产品生产中使用基因工程技术、污水处理厂中污水处理后留下的污泥{此处只有用这么长的解释性释文才能准确地传达原文的意思}废水污泥、放射性处理技术物质以及大部分的化学合成物，同时禁止（包括在家禽畜饲蓄养中使用的激素荷尔蒙或助长抗生素）。庄稼需要用有机生产的种子和秧苗原种和移植栽培，家禽畜则需要用有机饲料原种喂养。

 

（柯平 修订）

 

        语料库语言学研究者和术语工作者经常需要从网页、PDF文件以及其他不能直接改动的文档中收集语料，并把原始语料导入Word等应用软件进行处理。此类文档中常带有语料库和术语库中不需要的控制符（如硬回车）、多余的空格和不规范字符（如代替破折号的双连字符）等需要统一删除和替代的内容，如下例所示：

 

Astronomers Hope to Find E.T. in Next 25 Years

By Belinda Goldsmith

 

CANBERRA (Reuters) - Scientists searching the stars for aliens are convinced an E.T. is out there — it’s just that they haven’t had the know-how to detect such a being.

 

But now technological advances have opened the way for scientists to check millions of previously unknown star systems, dramatically increasing the chances of finding intelligent life in outer space in the next 25 years, the world’s largest private extraterrestrial agency believes.

 

"We’re looking for needles in the haystack that is our galaxy, but there could be thousands of needles out there," Seth Shostak, the senior astronomer at California’s non-profit Search for Extraterrestrial Intelligence ( news - web sites) (SETI) Institute, told Reuters in an interview on Tuesday.

 

"If that’s the case, with the number of new star systems we now hope to check, we should find one of those in the next 25 years."

 

But Shostak, visiting Australia to attend a conference on extraterrestrial research, said detecting alien life, like the big-eyed alien in the film E.T., was only the start.

 

"Even if we detect life out there, we’ll still know nothing about what form of life we have detected and I doubt they’ll be able — or want — to communicate with us," Shostak said.

 

Since it was founded in 1984, the SETI Institute has monitored radio signals, hoping to pick up a transmission from outer space. Its Project Phoenix conducts two annual three-week sessions on a radio telescope at Arecibo, Puerto Rico.

 

Project Phoenix, widely seen as the inspiration for the 1997 film "Contact" starring Jodie Foster, which depicted a search for life beyond earth, is the privately funded successor to an original NASA ( news - web sites) program that was canceled in 1993 amid much skepticism by the U.S. Congress.

 

But the search has been slow. About 500 of 1,000 targeted stars have been examined — and no extraterrestrial transmissions have been detected.

(Astronomers Hope to Find E.T. in Next 25 Years. Reuters Science News. July 16, 2002.)

 

在这段原始语料入库前，研究者需要对其进行许多常规性的加工，如删除多余的硬回车（用空格代之）、用弯引号替换直引号，用破折号替换双连字符等。为研究工作之便，本文作者在自己的Word默认全局模板里创建了一个名为“CtrlLeftQuoMarkDelCarriageReturnsAndRedundantSpacesReplaceQuoAndDashMarks”的宏命令（快捷键为Ctrl+`），以便快速完成这一系列常规性的操作。以加工上述网页语料为例，使用者只须选亮全部文本，按下快捷键Ctrl+`后，便可迅速得到如下的规范文本：

 

Astronomers Hope to Find E.T. in Next 25 Years. By Belinda Goldsmith CANBERRA (Reuters) - Scientists searching the stars for aliens are convinced an E.T. is out there — it’s just that they haven’t had the know-how to detect such a being. But now technological advances have opened the way for scientists to check millions of previously unknown star systems, dramatically increasing the chances of finding intelligent life in outer space in the next 25 years, the world’s largest private extraterrestrial agency believes. “We’re looking for needles in the haystack that is our galaxy, but there could be thousands of needles out there,” Seth Shostak, the senior astronomer at California’s non-profit Search for Extraterrestrial Intelligence (news - web sites) (SETI) Institute, told Reuters in an interview on Tuesday. “If that’s the case, with the number of new star systems we now hope to check, we should find one of those in the next 25 years.” But Shostak, visiting Australia to attend a conference on extraterrestrial research, said detecting alien life, like the big-eyed alien in the film E.T., was only the start. “Even if we detect life out there, we’ll still know nothing about what form of life we have detected and I doubt they’ll be able — or want — to communicate with us,” Shostak said. Since it was founded in 1984, the SETI Institute has monitored radio signals, hoping to pick up a transmission from outer space. Its Project Phoenix conducts two annual three-week sessions on a radio telescope at Arecibo, Puerto Rico. Project Phoenix, widely seen as the inspiration for the 1997 film “Contact” starring Jodie Foster, which depicted a search for life beyond earth, is the privately funded successor to an original NASA (news - web sites) program that was canceled in 1993 amid much skepticism by the U.S. Congress. But the search has been slow. About 500 of 1,000 targeted stars have been examined — and no extraterrestrial transmissions have been detected. (Astronomers Hope to Find E.T. in Next 25 Years. Reuters Science News. July 16, 2002.)

 

3  用自动图文集快速准确地输入术语

        自动图文集是MS Office Word 让用户存储需要重复使用的文字、图形及其他经常使用的对象的指令；它同时也指这些被存储下来的文字、图形及其他经常使用的对象（统称为“自动图文集条目”）的集合。Word内置有一些自动图文集条目，例如用于信函的称呼和结束语（自动图文集. MS Office Word 2003中文版 随机帮助文档）。自动图文集指令可以让Word使用者快速而准确地输入常用或不常用的术语。例如，在选亮以下的“bilingual dictionaries”后按Ctrl+F3键，调出自动图文集对话框，在对话框中键入“bidis”，按“确定”键，把此词条添加到自动图文集（合）里，以后只需键入“bidis”，再按F3键，Word便会自动将“bidis”转写成“bilingual dictionaries”。余类推。

 

如何开发与维护默认全局模板？

1  默认全局模板在计算机上什么地方？

        MS Office Word默认将默认全局模板储存在计算机上操作系统所在分区（一般为C:盘）上的下述文件夹里：

 

        C:\Documents and Settings\Current User\Application Data\Microsoft\Templates\

 

如果用户看不到此文件夹，那是因为此文件夹被Windows默认设定为隐藏的系统文件夹的缘故；用户只需在资源管理器的选项中选择让资源管理器显示所有的文件夹，便可让此文件夹现身。

 

2  如何开发默认全局模板？

        可选择以下三种方式中的任何一种来获得自己的Microsoft Office Word默认全局模板：

 

        ■  白手起家自建（需要经过很长时间的摸索，过程艰辛）

        ■  使用别人设计好的默认全局模板（费时最少，但格式不一定完全合用）

        ■  改造别人设计好的默认全局模板（费时不多，只要选对一个好模板，里面的格式大部分可直接使用，只须根据自己的需要稍加调整便可方便快捷地使用其中的各种功能）

 

3  开发示例

        默认全局模板创建后须结合专业需要逐步补充、修改和完善，整个开发时间比较长。以下链接所指向的是笔者在多年教学与科研工作中探索开发出的一个适合语言和翻译专业学生、教师和研究者需要的默认全局模板：

 

        http://www.eccentrix.com/members/keping/Normal.zip 或

        http://dhost.info/pingke/Normal.zip

 

此模板已在南京大学外国语学院英语系部分研究生课程的教学中使用多年，并推广到校外的一些机构（如新华社国际部、南京电视台国际部、上海大学等媒体和教育部门）使用。英语系的许多学生在写作本科学位论文和硕士学位论文中使用时使用此模板，大大减少了论文中的格式错误，节省了编辑时间，保持了论文格式的规范和前后一致。

        此模板首先定义了常规中英文写作和学位论文写作中常用段落、标题和文字的样式，且每一种样式都预设了快捷键。安装后使用，可以大幅度提高工作效率，并保证文档中各种常用格式的前后统一。比如，要将某一段落设置为一号标题，只需将光标放在此段落中的任何位置，按下组合快捷键Ctrl + Shift + 1即可，而无需点击“格式”，分别选中“字体”、“段落”等，进行一系列冗繁枯燥的操作。

        以下是这些样式的快捷键和定义以及部分样式在Word里的实际显示效果（使用者可根据需要对定义进行局部修改，以使其适合自己工作的需要）：

 
(1)   应用于段落的样式及其快捷键

 

设置大部分常规写作中使用的段落和字体样式

Ctrl + Shift + 0 (…9):

Heading 0 to Heading 9

Ctrl + Shift + N:   

正文 (Normal)  (Times New Roman/宋体, 11 pt/五号. Line space: 13.2 pt)

Ctrl + Shift + M:   

正文Blue (NormalBlue)  (Times New Roman/宋体, 11 pt/五号. Blue. Flush left. Line space: 13.2 pt)

Ctrl + Shift + C:

Chinese  (Times New Roman/宋体, 10.5 pt/五号. Line space: 14.4 pt)

Ctrl + Shift + I:

Indent  (Arial/楷体, 9 pt/小五. Indent 0.74 cm from left and right borders. Line space: 11.6 pt)

Ctrl + Shift + H:

Hanging Indent  (Arial/楷体, 9 pt/小五. Hanging indent 0.74 cm. Line space: 11.6 pt)

Ctrl + Shift + B:

Bib(liographic)Indent  (Times New Roman/宋体, 10 pt/五号. Hanging indent 0.74 cm. Paragraph space: 0.2 line before paragraph. Line space: 11.6 pt)

Ctrl + Shift + E:

Source  (Arial/楷体, 6 pt. Right flush. Indent 0.3 cm from left and right borders. Line space: single line)

 

设置论文/书信写作或创建图表时使用的段落和字体样式

Ctrl + Shift + 1:

Heading 1 (For level 1 headings)

Ctrl + Alt + Shift + 2:

Heading 2NJU  (= Heading 2 + Flush left. For level 2 headings)

Ctrl + Alt + Shift + 3:

Heading 3NJU  (= Heading 3 + Flush left. For level 3 headings)

Ctrl + Shift + 4:

Heading 4  (For level 4 headings)

Ctrl + Shift + L:

Thesis/Letter  (Times New Roman/宋体, 12 pt/小四. Line space: 1.5 line. For body texts)

Ctrl + Alt + Shift + ; :

ThesisNJUIndent (Times New Roman/宋体, 12 pt/小四. Indent 0.74 cm from left and right borders. Paragraph space: 0.2 line after paragraph. Line space: Single [12.6 pt]. For block quotations)

Ctrl + Alt + ` :

TableLabel  (Arial/黑体, bold, 9.5 pt. Flush left. Kept on the same page with the next paragraph.  Line space: 13.2 pt. For table or figure headings)

Ctrl + Shift + ` :

TableText  (Arial/楷体, 9.5 pt. Flush left. Line space:12 pt.  For table or figure texts)

Alt + Shift + ` :

TableHangingIndentText  (Arial/楷体, 9.5 pt. Flush left. Indent 0.1 字符 from left and right borders. Hanging indent  2.2 字符. Line space:12 pt. Tab stop: 1.65 字符. For aligned bullet points in a list)

Ctrl + Alt + ; :

ThesisBib(liographic)Indent  (Times New Roman/宋体, 12 pt. Hanging indent 0.74 cm. Paragraph space: 0.2 line before paragraph. Line space:12.6 pt. For items under “References” / “Works Cited”)

Ctrl + Shift + ; :

ThesisIndent  (Arial/楷体, 10 pt. Indent 0.74 cm from left and right borders. Flush left. Paragraph space: 0.15 line before and after paragraph. Line space: 12.6 pt)

Ctrl + Shift + ’ :

ThesisHangingIndent  (Arial/楷体, 10 pt. Indent 0.74 cm from left and right borders. Flush left. Hanging indent 0.74 cm. Line space: 12.6 pt)

Alt + Shift + ; :

Webpage  (Arial/黑体, 10.5 pt/五号. Line space: 12.6 pt; Paragraph space : 0.3 line before and after paragraph)

 

设置行距

F9:

Single-space lines
 
(2)   应用于字体的样式及其快捷键

 

设置字体样式

F12:

Set font to  Arial/楷体, 8 pt, hidden  {This is a toggle (on-off) switch; you can press it to toggle between the hidden and unhidden states of a selected stretch of text.}

Ctrl + 7:

Set font to  Times New Roman/宋体, 10 pt

Ctrl + 8:

Set font to  Times New Roman/宋体, 9 pt/小五, hidden

Ctrl + 9:

Set font to  Times New Roman/宋体, 9 pt/小五

 

突出显示文字和取消突出显示文字

Alt + 9:

Highlight text in bluish grey

Alt + 0:

Highlight text in yellow

Alt + Equal Sign:

Highlight text in red and set font to bold white

Alt + F11:

Highlight text in blue and set font to bold white

Alt + F12:

Highlight text in magenta and set font to bold white

Alt + Left Bracket

Highlight text in 50% grey and set font to bold white

Ctrl + Right Bracket

Dehighlight text and remove all other formats

Ctrl + K:

Turn text into 楷体, 五号, bold

 

修订文稿（通过增添字体颜色）

Ctrl + 0:

Set font to orange (yellow)

Ctrl + Hyphen Sign:

Set font to magenta and wavy underlined

Ctrl + Equal Sign:

Set font to red and underlined

F8:

Set font to red and double underlined

F10:

Set font to red and strike it out

F11:

Set font to light blue and underlined

Ctrl + Left Bracket:

Set font to underlined 50% grey

Ctrl + Right Bracket:

Remove all font colors and other formats
 
(3)   用于处理语料库文本的宏命令及其快捷键

 

处理从网页上拷贝的文本

Alt + F1:

Delete hard carriage returns, redundant double spaces, and substitute curved quotation marks for straight ones in English webpages

Ctrl + `:

Delete all hard carriage returns (to merge multiple paragraphs) and redundant spaces, and substitute curved quotation marks for straight ones, etc. in English webpages

Ctrl + F1:

Delete redundant hard carriage returns and substitute tabs for spaces in Chinese webpages

Ctrl + 1:

Delete all hard carriage returns (to merge multiple paragraphs) and redundant spaces, and substitute tabs for spaces, etc. in Chinese webpages

 

编辑语料库中的记录

Ctrl + 2:

Mark with “★★” paragraphs with an incorrect number (< or >11) of tabs when compiling entries for a corpus

Ctrl + 3:

Insert sources and the date at specified tab stop positions

Ctrl + 4:

Insert sources at the end of each paragraph in a table or tables

 

        此模板中还存有笔者精心筛选制作的“语言与翻译研究用术语和标签自动图文集”（An Autotext List of Terms, Labels, & References Used in Language and Translation Studies），其中包括以下几方面的内容：

 
(1)   语言学、翻译研究、语言和翻译技术、以及研究方法领域内的一万多条英文术语，如：

bilingual dictionaries → bidis

critical sources (一次文献 / 原始文献) → crsos

closest natural equivalent → cne

Brunei (Capital: Bandar Seri Begawan; 文莱，首都：斯里巴加湾市) → brune / wenlai

context-free phrase structure grammar（语境独立型短语结构语法）→ cfpg

International Computer Archive of Modern and Medieval English (ICAME，国际现代英语及中古英语机储档案库)→ icae

Association internationale des interprètes de conférence (International Association of Conference Interpreters, AIIC) → aiic

Nanjing University → nu / nju

Amsterdam and Philadelphia: John Benjamins. → jb / jobe

 
(2)   为教师与审稿人员准备的语言学习与使用中常见错误的分类标注，如：

Diction: Register (degree of formality) too low (improperly informal or colloquial)→rtl] / tolo] / relo] / info] / infml]

Documentation: Please give source(s) to avoid plagiarism.→avpl] / giso] / plag] / sour] / docu]

Morphology: Wrong tense→tens] / wrten]

Reasoning: Fallacy of illicit major/minor premise (term undistributed in the premise of a syllogism being distributed in the conclusion)→imp] / prem] / dist]

Semantics: Referential Meaning (RM) misunderstood / mistranslated / inaccurately translated - →rm] / reme] / rmm] / rmmm]

Source text analysis: Please analyze the deep structure of the original.→adso] / dest]

Syntax: Wrong sentence structure→ss] / stru] / wss] / wrst]

Target text generating: Needs contextual amplification→nca] /ampl]

Terminology: Term wrongly translated as a non-term→twtn] / teno]

Textual structure: Wrong/skewed focus of information→wfi] / foin]

Typography: Please use “Thesis/Letter” Style [Shortcut key in Ke Ping’s MS Word default global template (http://dhost.info/pingke/Normal.zip): Ctrl + Alt + L] for normal paragraphs.→thle]

Usage: Unidiomatic expression/construction→uie] / uic] / unid] / unex]

Use of reference tools: Insufficient/careless use of monolingual dictionaries→iumd] / cumd] / dict] / mld] / modi]

Way of thinking: Please don’t think in Chinese and then translate what you thought into English. Try to think in English!→dtce] / then] / wath]

 
(3)   作批注式翻译（annotation translation）、编制语料库和辞书等时常用的批注标签、地域标签、语域标签和学科标签，如：

{上下文增益 (contextual amplification)}→sxwz[ / sxwy[ / coam[

上下文增益 (contextual amplification)→sxwz / sxwy

contextual amplification→coam

{视点转换 (shift of perspective)}→sdzh[ / udvh[ / shpe[

视点转换 (shift of perspective)→sdzh / udvh

shift of perspective→shpe

[英国]→yg

[爱尔兰]→ael

<书面语>→smy

<口语>→ky

农业→ny

经贸→jm

 
(4)   语言和翻译研究领域内常用参考文献与优质参考工具的APA著录格式样条，如：

Journal article→jourc[ / joar[ / jourc / joarc:

(Ke, Ping. [1996]. A Socio-semiotic approach to meaning in translation. Babel: International Journal of Translation, 42 [No 2 / 1996], 74-83.)→jour[ / joar[ / babe[ / metr[

Ke, Ping. (1996). A Socio-semiotic approach to meaning in translation. Babel: International Journal of Translation, 42 [No 2 / 1996], 74-83.→jourc / joarc[ / babec / metrc

 

Non-English edited book→neeb[ / edbo[ / neebc / edboc:

(Xu, Jun 许钧. [Ed.]. [1998]. Fanyi Sikao Lu.《翻译思考录》[Reflections on Translation]. 武汉：湖北教育出版社.)→neeb[ / edbo[ / xuju[

Xu, Jun 许钧. (Ed.). (1998). Fanyi Sikao Lu.《翻译思考录》[Reflections on Translation]. 武汉：湖北教育出版社.→neebc / edboc / xujuc

 

Book section (article, chapter, etc.) in an edited book in press→bose[ / ebip[ / bip[ / bosec / ebipc / bipc:

(Ke, Ping. [in press]. Machine translation. In Mona Baker & Gaby Saldanha [Eds.], The Routledge Encyclopedia of Translation Studies [Enlarged Edition]. London & New York: Routledge.)→bose[ / ebip[ / bip[ / kpmt[

Ke, Ping. (in press). Machine translation. In Mona Baker & Gaby Saldanha (Eds.), The Routledge Encyclopedia of Translation Studies (Enlarged Edition). London & New York: Routledge.→bosec / ebipc / bipc / kpmtc

 

Dictionary:

(The American Heritage Dictionary of the English Language)→ahd[ / ah[

Pickett, Joe (Ed.). (2000). The American Heritage Dictionary of the English Language. 4th edn. Boston: Houghton Mifflin Company. [200,000 entries]. 2074 pp.→ahdc / ahc

(中国社会科学院语言研究所词典编辑室编. [2002].《现代汉语词典》)→xdhd[ / xh[ / xd[

中国社会科学院语言研究所词典编辑室 编. (2002). 《现代汉语词典》(2002年普及增补本). 北京：商务印书馆. 1722 pp.→xdhdc / xhc / xdc

 

Encyclopedia:

(. Encyclopædia Britannica 2006 Ultimate Reference Suite DVD)→ebud[ / enbr[ / eb[

. Encyclopædia Britannica, Inc. (2006). Encyclopædia Britannica 2006 Ultimate Reference Suite DVD. Chicago: Encyclopædia Britannica, Inc..→ebudc / enbrc / ebc

 

Glossary and term bank:

(新华通讯社译名室编. [1993].《世界人名翻译大辞典》)→sjrd[ / rmfd[ / sjrm[ / rmfy[ / rm[

新华通讯社译名室编. (1993).《世界人名翻译大辞典》. 北京：中国对外翻译出版公司. 3753 pp.→sjrdc / rmfdc / sjrmc / rmfyc / rmc

(全国科学技术名词审定委员会审定.《英汉学名词》[19])→kjmc[ / mcw[ / mc[ / 名词[ / 名词委[

全国科学技术名词审定委员会. (审定). (19).《英汉学名词》.→kjmcc / mcwc / mcc / 名词c / 名词委

(Retrieved , from UNTERM database [United Nations Terminology Database: http://unesdoc.unesco.org/ulis/search_formexp.html])→unte[

Retrieved , from UNTERM database [United Nations Terminology Database: http://unesdoc.unesco.org/ulis/search_formexp.html]→untec

 

        该术语自动图文集中所包含的全部项目列表可见于：

 

        http://dhost.info/pingke/Normal-Autotext.htm。

 

        除帮助使用者快速输入术语、符号，撰写评语等浅层用途外，该术语自动图文集还可被高级用户用作以上四个领域内专业术语的基本参考文件。经过适当的增删处理后，该术语自动图文集便可用作供Word自动标记学位论文或书稿正文内索引项目的参照文件（“索引自动标记文件”）。在需要制作自己学位论文或书稿中术语和关键词的索引时，上述领域内的研究者只需让Word先参照此索引自动标记文件对自己文稿中的术语和关键词进行自动标记，然后再在书末自动抽取这些标记，便可生成完整的索引。

 

        目前，Word用户可在不用做商业用途的前提下免费下载和使用笔者开发的这个默认全局模板。下载后，将Normal.zip解压，把解压后的文件“Normal.dot”拷贝到自己计算机上的以下目录里，覆盖掉原有的Normal.dot文件，再启动Word即可（如欲保留该目录下原有的模板文件，可先将原有模板文件改名后再覆盖）：

 

        (Windows 2000 或Windows XP) C:\Documents and Settings\Current User [当前用户，一般就是你自己]\Application Data\Microsoft\Templates\

 

        有关模板安装与使用的具体提示，请访问：

 

        http://www.eccentrix.com/members/keping/Normal-HowToInstall.htm 或

        http://dhost.info/pingke/Normal-HowToInstall.htm

 

4  如何维护默认全局模板？

        有了默认全局模板之后，还需精心保护。如果没有保护意识，默认全局模板很容易损坏（corrupt），并因此导致Word频频报错，出现以下链接所指向的错误提示信息（http://dhost.info/pingke/Images/Normal-MSWordMetAProblemAndNeedsToBeClosed.gif）。这之后Word将无法用正常工作模式启动，而只能用安全模式启动，等于进入了准瘫痪状态。Word使用问题中的相当大一部分（如无法打开、保存或关闭文档、设置格式时Word无反应等）都是由默认全局模板的损坏引起的。因此，Word使用者须特别注意默认全局模板的状态，务必使其保持完好并及时备份。

        维护工作的要点是：

 

        ■  不让Word自动保存默认全局模板，以免打开有问题的Word文件后其中的错误或不良样式自动保存到默认全局模板里。不幸的是，有问题的Word文件文件为数不少，许多Word使用者在茫然不察的情况下就让其中的错误样式自动保存到自己计算机上的默认全局模板里，使得自己以后创建的所有Word文件里都自动带入了这些错误样式。具体防范做法是：下拉“工具”选项单，在“选项”中的“保存”卡片上确保“提示保存Normal模板”前的方框被勾选。

        ■  每次修改样式单、宏命令或自动图文集中的任何项目后退出Word，如果希望自己的修改被Word记住，就必须响应Word的提示，保存默认全局模板。相反，如果不希望Word记住自己的修改，那就绝对不要保存默认全局模板。

        ■  自己计算机上默认全局模板中的样式单定型后，需在样式管理器（style organizer）中将其拷入以前创建的Word文件本身附带的模板中，使其在以前创建的文件中也生效。具体步骤如下：点击“格式”，打开“样式和格式”，将对话框底端的“显示”选择为“自定义”，即弹出“格式设置”对话框。点击“样式”，再点击新对话框中的“管理器”，将右栏的所有样式全部选中，点击“复制”即可。（例如，依此法将健康完好的默认全局模板中的样式拷入前述文件Normal-WronglyDefinedNormalPara.doc的样式模板，用定义正确的“正文”样式覆盖此文件中定义错误的“正文”样式后，正文闪烁的现象就没有了。）

 

结语

        信息技术的发展正在对21世纪里各行各业人们的工作方式、生存方式乃至思维方式产生深刻的影响。把信息技术的成果用于日常工作，不仅有助于我们提高工作效率，还将促使我们学习借鉴信息技术领域内工作者分析问题的思路和解决问题的科学方式，促使我们自己和我们的学生养成良好的工作和学习习惯，合理地、系统化地、前后一致地，而不是非理性地、临时性地、凑合式地解决问题。本文所讨论的MS Office Word全局模板的开发与使用只是信息技术成果与我们专业工作密切相关的一个示例，笔者希望以此与同行和同学共勉，努力学习和应用信息技术的新成果，积极参与本专业信息产品的开发，以适应信息化社会向我们提出的挑战。

 

参考文献

The American Heritage Dictionary of the English Language (AHD). 4th Edition. 2000. Houghton Mifflin Company.

Ke, Ping. (2008). Microsoft Office Word 2003 Default Global Template (Normal.dot): How to install, Download, Macros in this template, and An Autotext List of Terms, Labels, and References Used in Language and Translation Studies in this template. Retrieved July 14, 2008, from http://dhost.info/pingke/TOC/RMRS.html#Normal.dot

Kenyon, Charles [Madison Wisconsin Criminal Defense Lawyer]. (2006). Template Basics in Microsoft Word. Retrieved January 14, 2007, from http://www.addbalance.com/usersguide/templates.htm#AutoExec.

Microsoft Corporation. (2003). MS Office Word 2003 (中文版) 随机帮助文档.

Template. (n.d.). Computer Desktop Encyclopedia. Retrieved January 13, 2007, from Answers.com Web site: http://www.answers.com/topic/template.

 

文章标题：

       微软Office Word默认全局模板的开发及其在语言和翻译专业教学与科研中的使用

 

英文标题：

       The Development of MS Office Word’s Default Global Template and its Use in the Teaching and Research of Language and Translation